Προδιαγραφές θέσης εργασίας μέσα στην επιχείρηση Spa & Οργάνωση για επιτυχία– Μέρος 3ο
Ο σκοπός που κάνουμε την Περιγραφή της θέσης εργασίας μέσα στην επιχείρηση Spa είναι για:
- να δώσει στους υπαλλήλους μας να καταλάβουν ακριβώς τις θέσεις εργασίας τους μέσα στο Spa, αλλά και τα Πρότυπα της Απόδοσης που περιμένουμε από αυτούς, π.χ. περιμένω από κάθε Spa Therapist να εκτελεί τις συνεδρίες θεραπειών με Υπευθυνότητα και σεβασμό στον πελάτη, κ.ά.
- να αποσαφηνίσει τα καθήκοντα, τις ευθύνες, αλλά και την εξουσία ώστε να γίνει ο σχεδιασμός της σωστής δομής και οργάνωσης της επιχείρησης. Να μην υπάρχει σύγχυση του ρόλου του καθενός. Ποιος είναι υπεύθυνος και γιατί, π.χ. η υπεύθυνη της Υποδοχής θα καλέσει τους ανθρώπους του Πλυντηρίου να μαζέψουν τα χρησιμοποιημένα άπλυτα Λινά ή οι Spa Therapist; κ.ά.
- να βοηθήσει στην Αξιολόγηση της Απόδοσης των εργαζομένων. Να ξέρουν πως θα μετρήσουμε την απόδοση και την δουλειά τους, π.χ. περιμένω από κάθε Spa Therapist να κάνει 4- 5 ωριαίες συνεδρίες/8ωρο τουλάχιστον, κ.ά.
- να βοηθήσει στην πρόσληψη των εργαζομένων και τοποθέτησή τους στις θέσεις. Επιλέγοντας τα πιο κατάλληλα άτομα ή κατανοώντας τα δυνατά κ αδύναμα σημεία τους, κάνοντας τυχόν απαραίτητες αλλαγές, παρέχοντας ανάλογη εκπαίδευση ή επιπρόσθετη επίβλεψη, π.χ. η Spa therapist Ελένη είναι η καλύτερη στα μασάζ με έλαια, αλλά δεν ξέρει να χειρίζεται καθόλου Η/Υ, κ.ά.
- να βοηθήσει στην εισαγωγή νέων υπαλλήλων, διασφαλίζοντας ότι γνωρίζουν και κατανοούν τι απαιτείται από αυτούς για να κάνουν τις δουλειές τους ικανοποιητικά, δείχνοντάς τους τη διάταξη του χώρου Spa, συστήνοντάς τους στους συναδέλφους τους και εξηγώντας τους τη λειτουργία άλλων σχετικών Τμημάτων (όπως η Υποδοχή, οι Κρατήσεις, κ.ά.).
- να αξιολογήσει θέσεις εργασίας για βαθμολόγηση και διαχείριση μισθών. Κάποιες θέσεις πληρώνονται περισσότερο από άλλες, π.χ. στη θέση senior therapist έχω αναθέσει πρόσθετα και τις αρμοδιότητες του Ομαδάρχη κάθε ομάδας μέσα στο Spa και γι’ αυτό έχω θεσπίσει μεγαλύτερη αμοιβή από του Spa therapist, κ.ά.
- να παρέχει πληροφορίες στην Κατάρτιση και την Ανάπτυξη των Ανθρώπινων Πόρων, επικεντρώνοντας στην ανάπτυξη των ικανοτήτων που απαιτούνται για την εκτέλεση συγκεκριμένων καθηκόντων και ρόλων. Ένα εξελιγμένο Σύστημα συνεχούς παρακολούθησης της απόδοσης των ατόμων, της προόδου και της σταδιοδρομίας τους.
Οι Προδιαγραφές μιας θέσης Εργασίας
Σε πολλές περιπτώσεις, περισσότερες λεπτομέρειες από ό, τι συνήθως περιέχεται σε μια σύντομη περιγραφή εργασίας μπορεί είναι απαραίτητο για μια εργασία να εκτελεστεί ικανοποιητικά. Μπορεί να απαιτείται μια λεπτομερής δήλωση της εργασίας, προσδιορίζοντας τις ακριβείς δεξιότητες και γνώσεις που απαιτούνται για την εκτέλεση τις διάφορες συνιστώσες της εργασίας. Αυτές οι πληροφορίες μπορεί να περιέχονται σε ένα έγγραφο, που συχνά αναφέρεται ως Προδιαγραφές Εργασίας. Εναλλακτικά, οι πληροφορίες μπορεί να περιέχονται σε έγγραφα όπως Εγχειρίδια Λειτουργίας, οδηγίες λειτουργίας και παρόμοια. Παρακάτω στο Σχήμα 3, σας παραθέτω κάποια αποσπάσματα από Προδιαγραφές εργασίας των Spa Therapists.
Σε πολλές περιπτώσεις, περισσότερες λεπτομέρειες από ό, τι συνήθως περιέχεται σε μια σύντομη περιγραφή εργασίας μπορεί είναι απαραίτητο για μια εργασία να εκτελεστεί ικανοποιητικά. Μπορεί να απαιτείται μια λεπτομερής δήλωση της εργασίας, προσδιορίζοντας τις ακριβείς δεξιότητες και γνώσεις που απαιτούνται για την εκτέλεση τις διάφορες συνιστώσες της εργασίας. Αυτές οι πληροφορίες μπορεί να περιέχονται σε ένα έγγραφο, που συχνά αναφέρεται ως Προδιαγραφές Εργασίας. Εναλλακτικά, οι πληροφορίες μπορεί να περιέχονται σε έγγραφα όπως Εγχειρίδια Λειτουργίας, οδηγίες λειτουργίας και παρόμοια. Παρακάτω στο Σχήμα 3, σας παραθέτω κάποια αποσπάσματα από Προδιαγραφές εργασίας των Spa Therapists.
Οργάνωση για επιτυχία
Για να κάνουμε μια επιχείρηση Spa να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά και λειτουργικά, ένας είναι ο στόχος: η αποτελεσματική οργάνωση. Μια καλά οργανωμένη και αποτελεσματική μονάδα είναι μία στην οποία:
Εάν όμως, έχουνε κληρονομήσει μια άσχημα οργανωμένη κατάσταση, θα συνεχίσουν να δημιουργούν προβλήματα, όπως έκανε ο προκάτοχός τους, επιτρέποντας στον εαυτό τους να ελέγχονται από τα γεγονότα αντί να τα ελέγχουν και σίγουρα υιοθετώντας τη συνήθεια να μην σχεδιάζουν.
Για να κάνουμε μια επιχείρηση Spa να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά και λειτουργικά, ένας είναι ο στόχος: η αποτελεσματική οργάνωση. Μια καλά οργανωμένη και αποτελεσματική μονάδα είναι μία στην οποία:
- Οι γραμμές, τα όρια εξουσίας και ευθύνης σχεδιάζονται με σαφήνεια και τηρούνται.
- Οι Εργασίες, οι Διαδικασίες και τα Πρότυπα καθορίζονται με σαφήνεια και ακολουθούνται.
- Οι Άνθρωποι του ξέρουν τι να κάνουν και πώς να το κάνουν και το κάνουν.
- Τα Πρότυπα Ποιότητας, Ποσότητας και Απόδοσης καθορίζονται με σαφήνεια και πληρούνται.
Εάν όμως, έχουνε κληρονομήσει μια άσχημα οργανωμένη κατάσταση, θα συνεχίσουν να δημιουργούν προβλήματα, όπως έκανε ο προκάτοχός τους, επιτρέποντας στον εαυτό τους να ελέγχονται από τα γεγονότα αντί να τα ελέγχουν και σίγουρα υιοθετώντας τη συνήθεια να μην σχεδιάζουν.
Ο καλύτερος τρόπος είναι να οργανώσετε καλύτερα τα πράγματα. Πώς θα το κάνετε;
1. Μάθετε τι πρέπει να ξέρετε για τη δουλειά σας.
2. Μάθετε πού προκαλεί προβλήματα η κακή οργάνωση. Τι εξετάζετε πρώτα εξαρτάται από το τι προκαλεί τα περισσότερα προβλήματα. Ακολουθούν ορισμένες περιοχές για διερεύνηση:
Ιεραρχία (οργανωμένη δομή, εξουσία και ευθύνη).
Περιεχόμενο και διαδικασίες εργασίας.
Εκπαίδευση.
Αξιολόγηση και έλεγχοι.
Σταθερά Πλάνα.
3. Σχεδιάστε τι θα κάνετε για να βελτιώσετε την οργάνωση και την αποτελεσματικότητα της λειτουργίας του Spa. Οι περιγραφές των θέσεων εργασιών θα σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε τις εργασίες, να θέσετε Πρότυπα Απόδοσης, να καταστρώσετε Εγχειρίδια Λειτουργίας/Διαδικασιών και να παρέχετε το εφαλτήριο για προγράμματα Πρόσληψης, Κατάρτισης και Αξιολόγησης.
1. Μάθετε τι πρέπει να ξέρετε για τη δουλειά σας.
- Ποιο είναι το αφεντικό σας – ποιος σας καθοδηγεί και σε ποιον είστε υπόλογος;
- Τι ευθύνες και εξουσία έχετε και για τι ακριβώς είστε υπεύθυνοι;
- Τι θέση καταλαμβάνει η δουλειά σας και το Τμήμα σας μέσα στο Spa στο σύνολό του;
2. Μάθετε πού προκαλεί προβλήματα η κακή οργάνωση. Τι εξετάζετε πρώτα εξαρτάται από το τι προκαλεί τα περισσότερα προβλήματα. Ακολουθούν ορισμένες περιοχές για διερεύνηση:
Ιεραρχία (οργανωμένη δομή, εξουσία και ευθύνη).
- Κάντε όλους τους εργαζομένους σας να γνωρίζουν σε ποιον αναφέρουν - ποιος έχει το δικαίωμα να τους πει τι να κάνουν και ποιος τους θεωρεί υπεύθυνους για το να το κάνει.
- Παίρνει κάποιος διαταγές από περισσότερα του ενός ατόμου;
- Πόσα άτομα επιβλέπετε; Εάν σας δοθεί η ευθύνη να εποπτεύετε πάρα πολλά άτομα, μπορείτε να εκχωρήσετε ορισμένα καθήκοντα σε κάποιους βασικούς ανθρώπους στο τμήμα σας.
Περιεχόμενο και διαδικασίες εργασίας.
- Οι θέσεις εργασίας ορίζονται με σαφήνεια από την σκοπιά των Καθηκόντων, Διαδικασιών και αποδεκτών Προτύπων Απόδοσης;
- Υπάρχει Εγχειρίδιο Διαδικασίας για κάθε δουλειά μέσα στο Spa (από τις Λειτουργίες μέχρι τις Κρατήσεις, το Μάρκετινγκ και τις Πωλήσεις); Είναι ενημερωμένο το γραπτό υλικό;
- Υπάρχουν πράγματα οι άνθρωποι που κάνουν ή πρέπει να κάνουν, αλλά δεν τα κάνουν, τα οποία δεν έχουν ανατεθεί σε καμία δουλειά;
- Μήπως συμπίπτουν κάποιες δουλειές; Μήπως ανατίθενται οι ίδιες ευθύνες σε περισσότερες από μία θέσεις εργασίας;
- Τα άτομα εκτελούν τις ανατεθειμένες ευθύνες τους και ακολουθούν τις διαδικασίες σωστά?
- Μήπως κάποια άτομα μέσα στο Spa έχουν πολλά πράγματα να κάνουν και άλλα πολύ λίγα;
Εκπαίδευση.
- Ξέρουν οι άνθρωποι του Spa τι να κάνουν, πώς να το κάνουν και ποιο πρότυπο απόδοσης αναμένεται από αυτούς;
- Έχουν εκπαιδευτεί καλά;
- Πληρούν τα πρότυπα;
Αξιολόγηση και έλεγχοι.
- Έχουν οριστεί Πρότυπα Ποιότητας, Ποσότητας και Απόδοσης; Είναι οι άνθρωποί μας κοντά σε αυτά;
- Χρησιμοποιούνται Πρότυπα για την Αξιολόγηση και τον Έλεγχο Υπηρεσιών και Προϊόντων;
- Υπάρχει Σύστημα Ελέγχου της Απόδοσης; Κάποιο software ή χειρόγραφα;
Σταθερά Πλάνα.
- Έχουν δημιουργηθεί κάποια σταθερά Πλάνα με ειδικά έντυπα για επαναλαμβανόμενες εργασίες, καθημερινές αναφορές και διαδικασίες έκτακτης ανάγκης;
3. Σχεδιάστε τι θα κάνετε για να βελτιώσετε την οργάνωση και την αποτελεσματικότητα της λειτουργίας του Spa. Οι περιγραφές των θέσεων εργασιών θα σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε τις εργασίες, να θέσετε Πρότυπα Απόδοσης, να καταστρώσετε Εγχειρίδια Λειτουργίας/Διαδικασιών και να παρέχετε το εφαλτήριο για προγράμματα Πρόσληψης, Κατάρτισης και Αξιολόγησης.
Η ανάθεση αρμοδιοτήτων, ο εμπλουτισμός της εργασίας και η συμμετοχή των εργαζομένων του Spa σας προσφέρουν αρκετούς τρόπους να αναδιοργανώσετε τουλάχιστον μεγάλου μέρους της δουλειάς και με καλύτερα αποτελέσματα. Μπορείτε να ξεκουράσετε τον εαυτό σας από λεπτομέρειες, εκτεταμένες εργασιακές ευθύνες και έτσι να διαθέσετε περισσότερο χρόνο στη Διαχείριση του Spa.
Το άρθρο αποτελείται από στοιχεία δημοσιευμένα, είτε σε έρευνες είτε στο διαδίκτυο και σε σχετική βιβλιογραφία. Δεν αποτελεί έμπνευση δική μου, παρά είναι μια εικόνα, σχεδιασμένη και παρουσιαζόμενη σε γραπτό λόγο από εμένα.
Το άρθρο, σε καμία περίπτωση δεν έχει στόχο να θίξει, να προσβάλει ή να φέρει σε δύσκολη θέση καμία επιχείρηση, στέλεχος, συνάδελφο spa ή ξενοδοχείου!
Όλες οι κριτικές και γνώμες είναι καλοδεχούμενες και επιθυμητές, εφ' όσον θέτονται με σεβασμό, επιχειρήματα και αγάπη!
Σας ευχαριστώ για το ενδιαφέρον σας!
Το άρθρο, σε καμία περίπτωση δεν έχει στόχο να θίξει, να προσβάλει ή να φέρει σε δύσκολη θέση καμία επιχείρηση, στέλεχος, συνάδελφο spa ή ξενοδοχείου!
Όλες οι κριτικές και γνώμες είναι καλοδεχούμενες και επιθυμητές, εφ' όσον θέτονται με σεβασμό, επιχειρήματα και αγάπη!
Σας ευχαριστώ για το ενδιαφέρον σας!
Πηγές - Βιβλιογραφία:
- John R. Walker, Jack E. Miller, (2010) Supervision in the Hospitality Industry: Leading Human Resources
- David K. Hayes, Jack D. Ninemeier, (2009), Human Resources Management in the Hospitality Industry
- Steven Capellini, (2010), The Complete Spa Book for Massage Therapists, MILADY/CENGAGE Learning
- Michael J. Boella, Steven Goss-Turner, (2005), Human Resource Management in the Hospitality Industry, An Introductory Guide, ELSEVIER
- Marc Cohen & Gerard Bodeker, (2008), Understanding the global spa industry: Spa Management, ELSEVIER
- (2012), Spa Management Workforce and Education: Addressing Market Gaps, Global Spa & Wellness Summit
- Human Resources Management Guide
Είμαι θεραπευτής Μάλαξης και Zen Shiatsu, Spa manager του δικού μου χώρου 'Santorini Zen Spa' από το 2009. Επίσης υπεύθυνος του 'Zen Spa Management & Consulting' παρέχοντας επαγγελματικές συμβουλές σε θέματα οργάνωσης και διαχείρισης spa και του 'Zen Center Κατάρτιση' στη Θεσσαλονίκη, παρέχοντας επαγγελματική εκπαίδευση πάνω στα μασάζ και στο spa management.
Έχω σπουδάσει Mάρκετινγκ και Διοίκηση Επιχειρήσεων στο κολέγιο ICBS στην Θεσσαλονίκη και Zεν Σιάτσου/Παραδοσιακή Κινέζικη Ιατρική στο European Shiatsu School στην Αθήνα, καθώς και διάφορα άλλα είδη Μάλαξης και θεραπειών.
Προσφάτως έχω συμπληρώσει τις γνώσεις μου, με
το Πιστοποιημένο "Πρόγραμμα Εκπαίδευσης Εκπαιδευτών στην Επαγγελματική Εκπαίδευση & Κατάρτιση" του Κέντρου Συνεχιζόμενης Εκπαίδευσης και Δια Βίου Μάθησης του Εθνικού Καποδιστριακού Πανεπιστημίου,
το "Πρόγραμμα Μίγμα Μάρκετινγκ & Επιχειρηματική Ανάπτυξη" καθώς και
το "Πρόγραμμα Spa Management του ιδίου ΚΔΒΜ.
Κατάγομαι από την Θεσσαλονίκη, ζω και εργάζομαι στην Σαντορίνη. Δραστηριοποιούμαι στην αγορά των spa στον χώρο των ξενοδοχείων, ταγμένος στην επαγγελματική εξειδικευμένη ενημέρωση, εκπαίδευση, οργάνωση και διαχείριση spa, συνεργαζόμενος μόνον με ανθρώπους που μοιράζονται το ίδιο Όραμα, τις ίδιες επαγγελματικές δεοντολογικές αρχές και Οργανωτική Κουλτούρα.
Το αγαπημένο μου ρητό και επαγγελματική μου επιβεβαιωμένη θέση:
Culture eats Strategy for breakfast - "Η Παιδεία τρώει την Στρατηγική για πρωινό" - Peter Drucker
Για επικοινωνία μαζί μου: [email protected]
Έχω σπουδάσει Mάρκετινγκ και Διοίκηση Επιχειρήσεων στο κολέγιο ICBS στην Θεσσαλονίκη και Zεν Σιάτσου/Παραδοσιακή Κινέζικη Ιατρική στο European Shiatsu School στην Αθήνα, καθώς και διάφορα άλλα είδη Μάλαξης και θεραπειών.
Προσφάτως έχω συμπληρώσει τις γνώσεις μου, με
το Πιστοποιημένο "Πρόγραμμα Εκπαίδευσης Εκπαιδευτών στην Επαγγελματική Εκπαίδευση & Κατάρτιση" του Κέντρου Συνεχιζόμενης Εκπαίδευσης και Δια Βίου Μάθησης του Εθνικού Καποδιστριακού Πανεπιστημίου,
το "Πρόγραμμα Μίγμα Μάρκετινγκ & Επιχειρηματική Ανάπτυξη" καθώς και
το "Πρόγραμμα Spa Management του ιδίου ΚΔΒΜ.
Κατάγομαι από την Θεσσαλονίκη, ζω και εργάζομαι στην Σαντορίνη. Δραστηριοποιούμαι στην αγορά των spa στον χώρο των ξενοδοχείων, ταγμένος στην επαγγελματική εξειδικευμένη ενημέρωση, εκπαίδευση, οργάνωση και διαχείριση spa, συνεργαζόμενος μόνον με ανθρώπους που μοιράζονται το ίδιο Όραμα, τις ίδιες επαγγελματικές δεοντολογικές αρχές και Οργανωτική Κουλτούρα.
Το αγαπημένο μου ρητό και επαγγελματική μου επιβεβαιωμένη θέση:
Culture eats Strategy for breakfast - "Η Παιδεία τρώει την Στρατηγική για πρωινό" - Peter Drucker
Για επικοινωνία μαζί μου: [email protected]
RSS Feed
